ARTÍCULOS DE OPINIÓN
ANALÍTICA DE DATOS
MEDIR EN UNA PYME: “CUANDO LOS DATOS EXISTEN, PERO NO AYUDAN A DECIDIR”
Artículo escrito por:
Sergi Guasp
CEO de teasa
En muchas pymes españolas se mide.
Se mide en Calidad, se mide en Contabilidad, se mide en Producción, se mide en Compras, …
Se construyen unas enormes hojas de Excel, se generan informes, se revisan números a final de mes… incluso se comentan en reuniones de dirección.
Y, sin embargo, demasiadas veces la sensación persiste:
“Tenemos datos, pero no tenemos claridad. Al final sabemos qué nos pasa, pero no sabemos por qué nos pasa».
Desde mi experiencia como empresario y como consultor que ha acompañado durante años a pymes de distintos sectores, he visto este patrón repetirse con mucha frecuencia. El problema rara vez es la falta de información.
El problema es cómo, para qué y con qué criterio se mide.
Medir por obligación frente a medir con propósito
Muchas empresas miden porque:
- el ERP lo permite,
- el asesor lo solicita,
- el banco lo exige,
- o porque “siempre se ha hecho así”.
Se miden ventas, costes, producción, desviaciones…
Pero esas mediciones no influyen de forma real en las decisiones del día a día.
Cuando medir se convierte en una obligación administrativa, los datos llegan tarde, se revisan de forma superficial y no generan acción. A menudo se utilizan para justificar errores o, como mucho, pueden servir para explicar lo que ya ha pasado, pero no para mejorar lo que está ocurriendo.
Medir con propósito es otra cosa.
Implica hacerse antes una pregunta fundamental:
¿Para qué quiero este dato? ¿Qué decisión me va a permitir tomar?
Cuando una pyme mide con propósito:
- define pocos indicadores, pero relevantes,
- conecta cada KPI con un objetivo real del negocio,
- y acepta que medir implica actuar, incluso cuando los datos contradicen intuiciones o hábitos arraigados.
La calidad del dato es imprescindible
Otro problema muy habitual es querer decidir con datos que no son fiables.
Datos innecesarios, incompletos, inconsistentes, duplicados, desactualizados o excesivamente agregados y poco específicos, que no permiten apoyar sobre ellos la toma de decisiones del día a día y, lo que es peor, acaban por erosionar la confianza del equipo directivo.
Cuando esto ocurre, la empresa vuelve a decidir por intuición.
Sin una mínima disciplina en la calidad del dato —definiciones claras, criterios compartidos, actualización coherente— la analítica no aporta valor. No es un problema tecnológico, es un problema de gestión.
KPI’s alineados con la estrategia, no con los departamentos
También es muy frecuente encontrar pymes con decenas de indicadores…
pero sin una conexión clara con su estrategia real.
Empresas que necesitan mejorar su rentabilidad, pero acaban midiendo facturación por qué no tienen una buena asignación de costes y no pueden determinar la rentabilidad por cliente, por artículo, etc.
Empresas que necesitan fiabilidad operativa, pero no controlan los parámetros del proceso productivo. Con suerte, si tienen un buen control de calidad final, van a conseguir que los productos defectuosos no lleguen a los clientes. En la mayoría de ocasiones, sin embargo, van a tener que gestionar reclamaciones o no conformidades.
Empresas que incumplen sistemáticamente los plazos de entrega que aceptan en los pedidos pero que no tienen un proceso de planificación y control de ejecución en tiempo real de proyectos u operaciones.
Entonces los KPI’s no ayudan. Más bien conducen a error y, por consiguiente, se convierten en burocracia vacía que no se integra en la gestión diaria.
Un buen indicador no es el más sofisticado, sino el que provoca una conversación útil en el comité de dirección y orienta decisiones concretas. Los KPI’s deben estar al servicio del negocio y de los procesos del negocio, no del departamento que los genera.
Los datos no son del ERP, son de las personas y para las personas
Otro aprendizaje clave: los datos deben compartirse.
Cuando la información se queda:
- en el ERP,
- en un cuadro de mando que solo ve una persona,
- o en informes difíciles de interpretar,
la empresa no aprende.
Las pymes que avanzan son aquellas que:
- comparten los datos relevantes,
- los hacen comprensibles,
- y los utilizan como lenguaje común entre dirección, mandos y responsables de área.
Especialmente en el equipo directivo, decidir con datos reduce discusiones basadas en percepciones y mejora el alineamiento estratégico.
Profesionalizar la gestión es decidir con datos
En el fondo, profesionalizar la gestión de una pyme no significa parecerse a una gran empresa.
Significa tomar decisiones con criterio, coherencia y evidencia.
Eso implica:
- aceptar que los datos pueden cuestionar nuestra experiencia,
- revisar decisiones cuando los indicadores lo piden,
- y sustituir el “yo creo” por el “los datos muestran”.
La intuición sigue siendo valiosa, pero cuando se apoya en datos fiables, se convierte en una herramienta mucho más potente.
El tiempo real ya no es un lujo
Hoy en día otro factor clave es la disponibilidad del dato.
En muchas pymes, los indicadores llegan tarde:
- a final de mes,
- o semanas después de que el problema ya se haya consolidado.
Disponer de datos y KPI’s en tiempo (casi) real permite:
- actuar sobre los procesos cuando ocurren,
- corregir desviaciones a tiempo,
- y transformar la información en una verdadera ventaja competitiva.
No se trata de controlar más, sino de gestionar mejor.
Y solo entonces, la herramienta
Cuando todo lo anterior está trabajado —propósito, calidad del dato, KPI’s alineados, cultura de decisión y participación del equipo— entonces sí tiene sentido hablar de herramientas.
Es en ese momento cuando una solución de analítica de datos aporta todo su valor:
- automatizando la generación de indicadores,
- reduciendo el tiempo dedicado a preparar informes,
- minimizando errores manuales,
- y facilitando la difusión de la información entre las personas implicadas.
Bien implantada, la tecnología no sustituye el criterio directivo, pero lo potencia. Convierte los datos en algo accesible, comprensible y accionable, y permite decidir cuando todavía se puede actuar.
Reflexión final
Muchas pymes no tienen un problema de mercado, ni de producto, ni de equipo.
Tienen un problema de visibilidad y foco.
Medir con propósito, cuidar la calidad del dato, elegir bien los KPI’s, compartir la información y decidir en base a datos no es una moda. Es una forma más madura y profesional de dirigir una empresa.
Y cuando ese camino se recorre acompañado por experiencia, método y criterio, los resultados llegan.
La pregunta no es si tu empresa tiene datos.
La pregunta es si esos datos te están ayudando realmente a decidir mejor.
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