Les empreses generen cada vegada més i més documentació, i de vegades és gairebé impossible gestionar aquesta gran quantitat d’informació. Per això, l’elecció d’un sistema de gestió documental és un important canvi per a qualsevol empresa, i requereix d’una preparació prèvia exhaustiva.

Si volem que la nostra empresa sigui socialment responsable i sostenible, un sistema (automatitzat) de gestió documental ens situa en el camí correcte, donat que suposa la substitució de grans quantitats de paper per processos digitalitzats i, per tant, a la seva eliminació amb la consegüent aportació que farem a la millora del Medi Ambient.

Però no és l’única …

Què permet la Gestió Documental Automatitzada en una empresa?

• Organitzar i gestionar el flux de documents i informació de l’empresa de forma molt més optimitzada i eficient.
• Suposa un estalvi de costos a l’evitar el paper (imprimir, fotocopiar, arxivar. Etc.)
• Un repositori centralitzat per a tots els documents, evitant o eliminant el risc de documents mal arxivats o fins i tot la seva pèrdua.
• Eficàcia i eficiència al facilitar la seva recerca i accés, evitant duplicitats, retards,
• Estalvia temps en tasques administratives i redueix errors humans, i, per tant costos, millorant el rendiment al dirigir aquest temps a activitats de més valor afegit.
• Aprofitament d’espais físics, abans destinats a arxiu documental en paper.
• Control de seguretat, usuaris amb perfils de seguretat i evitant que informació vital i sensible sigui consultada per persones equivocades
• Gestió / treball col·laboratiu, amb diferents departaments o persones clau podent treballar al mateix temps amb l’elaboració o modificació dels documents.
• Accés a la documentació des de qualsevol lloc especialment si el sistema està basat en el núvol, amb localització i accés immediat des de qualsevol punt.
• Permet l’establiment i compliment de processos i protocols que hàgim volgut definir (flux de responsables i aprovacions, …), que suposa el compliment de normatives de seguretat.

La implementació d’un sistema de gestió documental pot ser considerada un procés senzill en comparació amb altres solucions TIC. No obstant això, es tracta d’un error comú que pot portar a moltes organitzacions a no atorgar-li la importància necessària. Per superar aquest procés de manera satisfactòria l’empresa ha de treballar amb un pla concís i adaptat a les necessitats de l’organització.

Requereix d’uns passos clau:

 

1. Entendre les necessitats i els processos: Anàlisi prèvia del flux d’informació de l’empresa.
2. Usuaris: conèixer l’ús de la informació de cada grup i involucrar-los en el procés des de l’inici.
3. Metodologies d’implantació: que contempli l’adaptació dels empleats. Partícips en el procés de disseny.
4. Automatitza i simplifica processos: identificar els problemàtics per simplificar i automatitzar, millorant l’eficiència i augmentant la productivitat empresarial.
5. Integració: del sistema de gestió documental amb altres aplicacions com ERP, CRM, correu electrònic, … existents a la companyia. Connectar tots els sistemes perquè treballin units.

Amb aquestes premisses i finalitats, teasa aporta una solució completa o modular en funció de les necessitats o requeriments, acompanyant en tot el projecte parcial o total.

En concret pel que fa a l’avaluació prèvia que garantirà l’èxit de qualsevol implantació d’un Sistema de Gestió Documental, proposa:

• L’anàlisi / revisió de tots els processos de gestió amb l’objectiu d’identificar oportunitats d’Automatització i de Reducció de Costos (gestió d’Albarans, Factures, Comandes, etc).

La nostra proposta contempla:

• Revisió de l’Model Documental, que sigui complet i que respongui a l’organigrama funcional i a les necessitats operatives.
• Creació de la GUIA DE DIGITALITZACIÓ, identificant requisits d’acreditació, arxiu, vista general, gestió d’expedients, classificació, accés, organització, identificació de tipologies documentals i elements de metadades, requisits de conservació, accés, suport normatiu i legal, necessitats de digitalització , expurgació, destrucció … així com d’implantació de la cultura i les bones pràctiques documentals.
• Definició d’un FULL DE RUTA amb la identificació i priorització de projectes, inversions, recomanacions organitzatives, bones pràctiques orientant la implantació de processos ‘paperless,’ per a l’obtenció de reduccions de temps i costos, treball deslocalitzat, accés remot, conservació documental òptima, etc.

Anàlisi: Model Documental

Comporta l’anàlisi dels documents vinculats als processos administratius utilitzats en la gestió de l’empresa (Proveïdors, Clients …). Inclou les activitats d’identificació de tipologies documentals, identificació de requisits normatius i legals, temps de retenció, vista succinta, requisits de digitalització i expurgació, disposició del suport paper.

El servei serà liderat per un documentalista amb experiència en projectes similars que actuarà amb el suport del nostre Director de Consultoria. Comporta diverses sessions presencials i remotes de treball amb les persones clau de cadascun dels departaments a analitzar

El resultat d’aquesta actuació és un document que resumirà les pautes bàsiques recomanades de gestió i digitalització de l’arxiu, per a les tipologies documentals objecte de la present anàlisi. L’informe inclourà aspectes de:

• Classificació de la sèrie documental en el context empresarial
• Aspectes de gestió de cicle de vida de document
• Requisits d’accés i seguretat
• Marc normatiu i legal
• Requisits operatius interns
• Criteri i pauta de digitalització
• Descripció i tractament documental
• Gestió final del suport paper (destrucció i custòdia física)
• Prioritat de digitalització
• Nomenclatura dels fitxers electrònics

Un cop realitzada la fase de revisió i optimització del Model Documental, l’actuació de teasa es completa amb la fase final d’assessorament i acompanyament als nostres clients durant la implantació de la solució software triada, per tal el procés es desenvolupi amb plenes garanties d’èxit.